Regulamin uczestnictwa w konferencji „Leczenie relacją”

1. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem konferencji „Leczenie relacją” (dalej: „Konferencja”) jest Polskie Stowarzyszenie ISTDP, z siedzibą przy ul. Chmielnej 73B /2, 00-801 Warszawa, NIP: 5273080549, KRS: 0001063892, REGON: 526690061, e-mail: biuro@istdp.org.pl (dalej: „Organizator”).
  2. Konferencja odbędzie się w dniach 19-21 września 2025 r. w Warszawie, Polska.
  3. Konferencja będzie prowadzona w języku angielskim.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji oraz ewentualnego wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie. O wszelkich istotnych zmianach uczestnicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem drogą mailową lub innymi kanałami komunikacji udostępnionymi podczas rejestracji.

2. Rejestracja i uczestnictwo

  1. Rejestracja na Konferencję odbywa się wyłącznie online poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy uczestnictwa osobom, które nie są specjalistami pracującymi w obszarze zdrowia psychicznego. W takim przypadku zaliczka zostanie zwrócona.
  3. Każdy uczestnik po dokonaniu rejestracji otrzyma potwierdzenie drogą mailową.

3. Opłaty i płatności

  1. Wysokość opłaty konferencyjnej zależy od terminu rejestracji:
    • Super wczesna rejestracja: 469 EUR (1999 PLN) do 20.02.2025
    • Wczesna rejestracja: 589 EUR (2499 PLN) do 30.03.2025
    • Cena regularna: 699 EUR (2995 PLN)
    • Członkowie Polskiego Stowarzyszenia ISTDP otrzymują 15% zniżki. Organizator może poprosić o potwierdzenie statusu członkowskiego w celu naliczenia zniżki.
  2. Płatność należy uiścić w momencie rejestracji za pomocą przelewu bankowego lub innych dostępnych metod płatności.
    • Numer konta (PLN): PL 78 1140 2004 0000 3502 8421 7347
    • Numer konta (EUR – IBAN): PL71 1140 2004 0000 3112 2410 7026
  3. Płatności dokonywane przez uczestników stanowią zaliczki na poczet udziału w Konferencji.
  4. Faktury VAT zostaną wystawione w miesiącu, w którym odbywa się Konferencja, na podstawie danych podanych podczas rejestracji.

4. Rezygnacja i zwroty

  1. Rezygnacja z uczestnictwa wymaga przesłania wiadomości e-mail na adres: konferencja@istdp.org.pl z dopiskiem „Rezygnacja z udziału w Konferencji EDT”.
  2. Zwroty opłaty konferencyjnej realizowane są według poniższych zasad:
    • Rezygnacja do 31 maja 2025 r. – zwrot 100% opłaty.
    • Rezygnacja do 30 lipca 2025 r. – zwrot 50% opłaty.
    • Rezygnacja po 31 lipca 2025 r. – brak możliwości zwrotu, ale można przepisać uczestnictwo na inną osobę.
  3. Zmiana uczestnika wymaga kontaktu z Organizatorem drogą mailową.
  4. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora opłaty zostaną zwrócone w całości.

5. Dane osobowe

  1. Podczas rejestracji zbierane są następujące dane uczestników:
    • Imię i nazwisko,
    • Adres e-mail,
    • Numer telefonu,
    • Wykształcenie / wykonywany zawód,
    • Doświadczenie w pracy ISTDP,
    • Dane do faktury.
  2. Dane uczestników mogą być wykorzystywane do celów organizacji Konferencji oraz wysyłki newslettera.
  3. Dane uczestników będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu realizacji umowy (udziału w Konferencji) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu ewentualnego przesyłania materiałów informacyjnych i marketingowych (newsletter) do czasu wyrażenia sprzeciwu. Każdy uczestnik ma prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia lub usunięcia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Przysługuje również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa UODO).
  4. Dane będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów wskazanych w niniejszym regulaminie (organizacja Konferencji), a po ich zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (np. w związku z rozliczeniami finansowymi) lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu bądź wycofania zgody w zakresie przetwarzania danych marketingowych (newsletter).
  5. Każdy uczestnik może zażądać usunięcia swoich danych osobowych po zakończeniu Konferencji, kontaktując się drogą mailową z Organizatorem.
  6. Dane nie będą udostępniane osobom trzecim.

6. Poufność i ochrona materiałów klinicznych

Ze względu na to, że w trakcie Konferencji prezentowany jest materiał kliniczny dotyczący pracy z pacjentami (dalej: „Informacje Poufne”), każdy uczestnik zobowiązuje się do:

  1. Nienagrywania i nierejestrowania w jakiejkolwiek formie (w tym m.in. poprzez zdjęcia, nagrania audio czy wideo) treści stanowiących Informacje Poufne.
  2. Zachowania poufności Informacji Poufnych oraz stosowania co najmniej takiego samego poziomu ochrony, jaki uczestnik stosuje w odniesieniu do własnych informacji poufnych o podobnej wadze, nie niższego jednak niż rozsądny poziom ochrony.
  3. Niewyjawiania ani nieprzekazywania bezpośrednio czy pośrednio żadnych Informacji Poufnych osobom trzecim bez każdorazowej uprzedniej pisemnej zgody Polskiego Stowarzyszenia ISTDP (Organizatora).
  4. Niewykorzystywania i nierozpowszechniania Informacji Poufnych w ramach własnej działalności ani w żaden inny sposób, bez wyraźnej zgody Organizatora.

7. Postanowienia końcow

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie, o czym uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.
  2. Każdy uczestnik akceptuje regulamin w momencie rejestracji online.
  3. Udział w Konferencji oznacza zgodę na nagrywanie wydarzenia oraz wykonywanie zdjęć w celach promocyjnych. W przypadku braku zgody na utrwalanie wizerunku i jego późniejsze wykorzystanie prosimy o zgłoszenie tego faktu Organizatorowi drogą mailową na adres konferencja@istdp.org.pl przed rozpoczęciem Konferencji. Organizator dołoży starań, aby uwzględnić takie zastrzeżenia, np. poprzez unikanie publikacji wizerunku wskazanych osób.
  4. Wszyscy uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i ogólnie przyjętych norm społecznych podczas Konferencji. Organizator może podjąć odpowiednie kroki, jeśli uczestnik narusza te zasady.